MailStore Server

Rechtssichere Email-Archivierung nach GoDB mit MailStore Server

Seit 1. Januar 2017 gelten die „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) vollumfänglich. Letzte Schonfristen sind am 31. Dezember 2016 abgelaufen, juristische Übergangsfristen endeten.

Die GoBD haben die alten Grundsätze GDPdU und GoBS zur Archivierung elektronischer Dokumente abgelöst und regeln seit dem 1.1.2015 unter anderem die gesetzliche Aufbewahrungspflicht elektronischer Geschäftsdokumente, -vereinbarungen und -aufzeichnungen sowie deren Unveränderbarkeit. Dabei müssen die genannten Materialien nicht nur auffindbar, sondern auch stets abrufbar sein.

Für Sie bedeutet das: Die Pflicht zur Archivierung jeglicher elektronischer Dokumente gilt für Ihr Unternehmen, sobald Sie Geschäfte auf dem digitalen Weg abwickeln – unabhängig von Größe, Branche oder Zusammensetzung – nun vollumfänglich und ausnahmslos! Werden Angebote, Rechnungen, Handlungsbriefe etc. per E-Mail kommuniziert, muss spätestens seit 31. Dezemeber 2016 eine entsprechende Archivierungslösung implementiert sein.

Wir möchten Ihnen hier einige Informationen zur Verfügung stellen, die im Zusammenhang mit rechtssicherer Email-Archivierung und MailStore Server stehen. So finden Sie zum Beispiel  sowie Wissenwertes zur rechtssicheren Email-Archivierung, sowie auch einen Leitfaden dazu.

Außerdem möchten wir Sie auf die Kundenzufriedenheitsumfrage aus 2016 hinweisen, in der 99,0% der Befragten sich für eine Empfehlung von MailStore Server aussprechen.

Mit MailStore Server können Unternehmen alle Vorteile moderner E-Mail-Archivierung einfach und sicher für sich nutzbar machen. Dazu legt MailStore Server Kopien aller E-Mails in einem zentralen E-Mail-Archiv ab und stellt so die Unveränderbarkeit, Sicherheit und Verfügbarkeit beliebiger Datenmengen über viele Jahre hinweg sicher. Anwender können beispielsweise über eine nahtlose Integration in Microsoft Outlook oder über Web Access auf ihre E-Mails zugreifen und diese schnell mit Hilfe einer Volltextsuche durchsuchen. MailStore Server, mittlerweile in Version 12 verfügbar, hat sich über viele Jahre hinweg und durch den erfolgreichen Einsatz bei über 60.000 Kunden zu einem weltweiten Standard für die E-Mail-Archivierung in Unternehmen entwickelt. Einfach zu installieren, zuverlässig und wartungsarm.

 

 

 

E-Mail-Archivierung für KMU

Mit MailStore Server können Unternehmen alle Vorteile moderner E-Mail-Archivierung einfach und sicher für sich nutzbar machen. Dazu legt MailStore Server perfekte Kopien aller E-Mails in einem zentralen Archiv ab und kann so die Sicherheit und Verfügbarkeit auch sehr großer Datenmengen auch über viele Jahre hinweg sicherstellen. Anwender können weiterhin, beispielsweise über eine nahtlose Integration in Microsoft Outlook, auf ihre E-Mails zugreifen und diese schnell durchsuchen.

Vorteile für Ihr Unternehmen

  • Zuverlässige Einhaltung aller relevanten rechtlichenVorgaben (nach IDW PS 880 zertifiziert)
  • Hilfe bei der Einhaltung der EU-DSGVO
  • Schnelle Suche über E-Mails und Dateianhänge
  • Schutz vor Datenverlusten
  • Entlastung von E-Mail-Servern
  • Reduzierung des Speicherbedarfs um bis zu 70%
  • Vereinfachung von Backup und Restore
  • Unabhängigkeit von PST-Dateien
  • Abschaffung von Postfachbegrenzungen

Flexible Archivierung

Mit MailStore Server können Sie Ihre E-Mails archivieren, unabhängig davon, in welchem E-Mail-System diese gespeichert sind. Bei der Archivierung werden keine Änderungen an Ihrem E-Mail-System durchgeführt und Sie benötigen keinen administrativen Zugriff.

Unterstützte E-Mail-Systeme

  • Microsoft Exchange Server 2003, 2007, 2010, 2013, 2016 und 2019
  • Microsoft Office 365
  • G Suite (vormals Google Apps)
  • Beliebige IMAP- oder POP3-kompatible E-Mail-Server und Webmail-Dienste
  • MDaemon, IceWarp und Kerio Connect
  • PST, EML und andere E-Mail-Dateien
  • E-Mail-Clients wie Microsoft Outlook und Mozilla Thunderbird

Vollständige Archivierung durch Journaling

E-Mails können durch das Aufsetzen einer Journal-Archivierung nach unseren empfohlenen Vorgaben direkt bei Ein- und Ausgang archiviert werden. Der Vorteil: die Vollständigkeit
der Archivierung kann sichergestellt werden, auch wenn Anwender E-Mails aus ihren Postfächern löschen. Archivierung existierender E-Mails MailStore Server ermöglicht zudem die Archivierung
bereits vorhandener E-Mails aus Postfächern, öffentlichen Ordnern, Shared Mailboxes und Dateien.

Standardkonformität

E-Mails werden MIME-kompatibel gemäß RFC 2045ff archiviert. Dies hilft nicht nur bei der Erfüllung von rechtlichenAnforderungen, sondern auch bei der Weiternutzung
der Daten über MailStore Server hinaus.

Schneller Zugriff auf das Archiv

MailStore Server bietet verschiedene Optionen, über die die Anwender im Unternehmen auf das Archiv zugreifen und ihre E-Mails durchsuchen können.

  • Anwender können beispielsweise über eine nahtlose Integration in Microsoft Outlook oder über Web Access auf das Archiv zugreifen
  • Schnelle Volltextsuche über E-Mails und beliebige Typen von Dateianhängen
  • Zugriff auch über die ursprüngliche Ordnerstruktur möglich
  • Anwender können E-Mails aus dem Archiv heraus in ihr Postfach selbstständig wiederherstellen
  • Archivierte E-Mails können zum Beantworten oder Weiterleiten direkt in Microsoft Outlook oder in anderen E-Mail-Clients geöffnet werden
  • MailStore Server verzichtet auf den Einsatz von Stub-Objekten oder anderen Technologien zum Endanwender-Zugriff mit negativen Auswirkungen auf die E-Mail-Server-Performance

Integrierte Speichertechnologie

Kern des MailStore Servers ist eine hochentwickelte Speichertechnologie, die keine externe Datenbanksoftware benötigt und vom Setup an bereitsteht.

  • Ein Gesamtarchiv, wie es die Anwender sehen, kann intern aus beliebig vielen Archivspeichern zusammen gesetzt werden.
  • Gelangt der Archivspeicher, der für die Ablage neu archivierter E-Mails vorgesehen ist, an seine Leistungsgrenzen, so kann automatisch ein neuer Speicher im Dateisystem angelegt und verwendet werden.
  • Dieses Konzept ermöglicht nicht nur ein flexibles Speichermanagement, sondern garantiert die Skalierbarkeit auch über sehr große Datenvolumen hinweg.
  • Durch De-Duplizierung und Komprimierung belegen die Daten im Archiv bis zu 70 Prozent weniger Speicherplatz als zuvor auf dem E-Mail-Server
  • SHA-Hashes und AES256-Verschlüsselung helfen die archivierten Daten vor Manipulationen zu schützen
  • Verwendung von Microsoft SQL Server oder PostgreSQL alternativ jedoch möglich

Rechtliche Sicherheit

Neben regelmäßigen Zertifizierungen stellt ein umfassendes Technologiekonzept sicher, dass Ihr Unternehmen alle relevanten rechtlichen Vorgaben zuverlässig erfüllen kann. Dazu zählen:

  • die vollständige Archivierung durch Journaling
  • die originalgetreue Archivierung
  • die manipulationssichere Speicherung
  • die manipulationssicheren Exporte
  • Aufbewahrungsrichtlinien
  • Legal Hold
  • die Zugriffsprotokollierung
  • der Auditor-Zugriff und die Exportfunktion

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