Digitalisierung im Mittelstand

Digitale Transformation - Digitalisierung im Mittelstand
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Erster Schritt einer umfassenden Strategie für die Digitalisierung in Ihrem mittelständischen Unternehmen ist die Bestandsaufnahme. Sowohl die Hardware, Ihr “Gerätepark”, als auch die Vernetzung und die Software, Ihre Anwendungswerkzeuge, bilden Ihre Infrastruktur. Funktion und Schutz sind integrale Basisanforderungen. Alle Geräte vom Drucker über jede Maus bis hin zu Monitoren und Servern werden einzeln geprüft. Eine Protokollierung der Verkabelung und den kabellosen Übertragungswegen zeigt den Status des Netzwerks an. Ihr Equipment und System braucht eine Stromnotversorgung. An allen Schnittstellen zu externen Anschlüssen wie Internetzugängen wird die Situation bezüglich Datensicherheit geprüft.

Welche Geräte sind bereits im Einsatz? 
Moderne Digitalisierung bedeutet heute, viele unterschiedliche Endgeräte einzusetzen, zu nutzen und miteinander zu verbinden. Bei der Basisinventur sind nicht nur Alter und Anzahl wichtig. Der Abgleich zwischen administrativen und betrieblichen Erfordernissen und Istbestand lässt eventuelle Lücken und Verbesserungspotenziale erkennen. Flächendeckende kabellose Signalversorgung macht die digitale Kommunikation überall möglich. Geräte mit analogen Aufgaben wie Drucker und schließmechanischen Aufgaben werden in Menge und Position mit der realen Unternehmensgröße verglichen. Die Kompatibilität und Konnektivität flexibler und mobiler Geräte wie Notebooks, Tablets und Firmen-Smartphones und stationären Anlagen wird abgestimmt.

Sind Ihre Lizenzen noch up-to-date? 
Software braucht gültige Lizenzen, die vor allem im gewerblichen Bereich von den Herstellern routinemäßig geprüft werden. Nicht alle Programme beenden nach Ablauf der Lizenz oder des Zertifikats ihre Funktion. Als Unternehmer stehen Sie in der Verantwortung, die Gültigkeit abzusichern, im keine Rechtsverletzung mit möglichen rechtlichen Konsequenzen zu begehen. In einer betrieblichen Digitalstruktur findet sich eine große Bandbreite an Anwendungsprogrammen. Abrechnungssoftware, Betriebssysteme, Grafik, Kommunikationstools und Virenschutz sind einige gängige Beispiele. Dazu kommt der Umfang der Nutzung, die Ihnen erworbene Lizenzen gewähren. Ausweitungen und Aufstockungen können viele innerbetrieblichen Vorgänge verbessern und vereinfachen.

Werden schon Kollaborationstools eingesetzt?
Die Leistung Ihres Unternehmens setzt sich aus vielen sprichwörtlichen “Rädchen” zusammen, die das Ganze liefern. Digitales organisieren kann die “Maschinerie” optimieren und die Rädchen effektiv rund effizient ineinandergreifen lassen. Kollaborationswerkzeuge straffen Ihre Abläufe und schaffen produktive Synergien. Projekte können von Teams gleichzeitig bearbeitet werden, ohne physische Präsenz zu verlangen. Arbeitsfortschritte und Entwicklungsstatus lassen sich präzise beobachten und verfolgen. Potenzielle Schwachstellen lassen sich per Mausklick eruieren und im Vorfeld verhindern. Digitale Verknüpfung in Echtzeit steigert bei gleichem Arbeitseinsatz die Produktivität signifikant.

Sind Ihre Mitarbeiter ausreichend geschult?
Die besten Programme und die hochwertigsten Geräte nutzen nur bedingt, wenn Ihr Team die Möglichkeiten ungenutzt lässt. Für jedes Anforderungsprofil braucht ein Mitarbeiter ausreichende Nutzungskompetenz, um am digitalisierten Betriebsgeschehen teilzunehmen. Sie müssen prüfen, ob die Kenntnisse ausreichend für die jeweilige Funktion und Position sind. Pförtner und Sicherheitsdienst brauchen ihre spezifischen Zugänge, Lager- und Warenwirtschaft andere, Buchhaltung, Marketing und Vertrieb wiederum anders fokussierte Anwendungsfähigkeiten. Idealerweise werden mithilfe der Personalabteilung Profile für die Mitarbeitergruppen entwickelt. Aus dieser Aufstellung können Sie dann eventuellen Schulungsbedarf erkennen und realisieren.

Wie ist die Ausstattung Ihrer Homeoffice-Arbeitsplätze? 
Je nach Arbeitsbereich und Branche lassen sich viele Tätigkeiten in Homeoffice-Arbeitsplätze auslagern. Im Zuge der Digitalisierung muss Ihr Netzwerk expandieren. Jeder einzelne outgesourcte Arbeitsplatz muss wie die Internen in Ihre IT-Struktur eingegliedert werden. Die Kommunikation und die Zugriffsrechte sind zentrale organisatorische Herausforderungen. Außenstehende wie Kunden und Lieferanten sollten keinen Unterschied zwischen externer und interner Erledigung bemerken. Wirtschaftlich wichtig ist die klare Regelung, wer welche Geräte und Anwendungsprogramme wo nutzen darf. Möglich sind private Geräte, die auch betrieblich genutzt werden. Alternativ stellen Sie mobiles Equipment zur Verfügung.

Sind Ihre Arbeitsverträge auf Homeoffice und die Einwilligung auf Kurzarbeit angepasst?
Digitalisierung in Ihrem Unternehmen bedeutete auch immer, das arbeitsrechtliche und justiziable Bedingungen Änderungen erfahren. Externe Arbeitszeit und Arbeitsleistung wird anders erfasst als innerbetriebliche Tätigkeiten. Außergewöhnliche äußere Bedingungen führen zu vertragsrelevanten Eingriffen. Die Option auf Kurzarbeit muss durch Einwilligen der Mitarbeiter abgesichert werden. Regelungen und Situationen zu Arbeitswegegeld und Fahrkostenzuschüsse ändern sich temporär und grundlegend. Die Rahmenbedingungen für den Versicherungsschutz müssen Sie in den Arbeitsverträgen zusätzlich rechtlich definieren. Rechte und Pflichten bei der externen Nutzung von Betriebseigentum wie IT-Hardware spielen eine weitere wichtige Rolle.

Wie ist Ihre Meetingstruktur und Ausstattung? 
Im digitalisierten Arbeitsalltag lassen sich viele Meetings von physischer Anwesenheit auf virtuelle Kommunikationskanäle umstellen. Für Besprechungen und Konferenzen brauchen Sie eine sichere und zuverlässige technische Struktur. Bild und Ton aller Teilnehmer einer Videokonferenz benötigt gleichbleibend starke Datenübertragung. Ihre Kameras und Mikrofone müssen gut sichtbare und verständliche Inhalte transportieren. Zur Wahrung Ihrer Betriebsgeheimnisse und Diskretion sind digitale Abschottungssysteme unentbehrlich. Gesicherte Aufzeichnungen ergänzen und ersetzen Sitzungsprotokolle. Auch diverse mutmaßliche “Nebenkriegsschauplätze” brauchen Aufmerksamkeit. Die Ausleuchtung bei der Kameraübertragung und die parallel mögliche Nutzung von Kollaborationswerkzeugen zählen dazu. Eine gelungene Digitalisierungsberatung im Mittelstand sorgt dafür, dass ein Unternehmen mehr leisten kann als die Summe seiner Teile.